Idea, organizzazione, scelta della location e comunicazione. Come si crea un evento di raccolta fondi di successo? Lo raccontiamo in questo articolo.

Come creare un evento di raccolta fondi di Natale

Gli eventi in presenza rappresentano uno dei momenti di raccolta fondi più importanti per un’organizzazione non profit. Le tipologie di eventi da organizzare sono diverse, così come è diverso il grado di coinvolgimento dell’ente del terzo settore nella gestione.

Prima di mettersi al lavoro per organizzare un evento di raccolta fondi di qualsiasi tipo, è fondamentale avere chiari alcuni elementi.

1. Il pubblico

A chi ci si rivolge? Qual è il tipo di pubblico che è più vicino alla causa dell’organizzazione e che quindi ha più probabilità di sostenerla?

Da queste semplici domande bisogna partire per iniziare ad ideare un evento di raccolta fondi di Natale.  Una volta chiaro quale tipo di pubblico ci si aspetta all’evento, sarà più semplice definire la tipologia di evento e il luogo dove organizzarlo.

Ad esempio, se l’obiettivo principale dell’organizzazione è farsi conoscere da quante più persone, allora si dovrà optare per un pubblico ampio e variegato. Sarà quindi sconsigliata una location fuori mano o troppo piccola. 

2. La tipologia dell’evento

Si tratta di un mercatino di Natale? Di una cena di raccolta fondi? Di un altro tipo di manifestazione?

A seconda dell’obiettivo dell’organizzazione e del pubblico che si vuole andare a intercettare, alcune tipologie di eventi risulteranno più efficaci di altre.

Per parlare ai giovani, ad esempio, una manifestazione sportiva come una partita di calcio, basket o volley è senz’altro più indicata rispetto a un saggio di musica classica.

3. Dove e quando

Il tipo di location è l’ultimo da stabilire in fase preliminare nell’organizzazione di un evento di raccolta fondi. Se i due passaggi precedenti sono stati fatti con attenzione, allora il dove e il quando saranno scelti in maniera quasi automatica.

Nota bene: parliamo di tipologia, in questa fase basta avere chiaro che la location ideale sarebbe, ad esempio, un teatro. Non è necessario individuare subito il teatro.

Gli eventi di raccolta fondi di Natale

Nel periodo natalizio si moltiplicano le occasioni conviviali di ogni tipo e, con esse, anche le possibilità per un’organizzazione non profit di farsi conoscere e trovare nuovi donatori.

L’ente del terzo settore intenzionato a organizzare un evento di raccolta fondi a Natale ha due strade: 

• • • Affiancarsi ad altre realtà per creare eventi in sinergia;
    • Fare tutto da soli;

A meno che l’ente non sia grande e disponga di una squadra che possa dedicarsi interamente all’organizzazione e alla gestione dell’evento, il nostro consiglio è quello di prediligere, almeno le prime volte, la prima opzione.

Il vantaggio principale di affiancarsi ad altre realtà, infatti, è quello di poter contare su una struttura organizzativa preesistente.

Distinguiamo quattro macro-tipologie di eventi di Natale che possono essere interessanti per un’organizzazione non profit.

1. Le cene aziendali

Prima delle vacanze natalizie, la maggior parte delle aziende è solita fare una cena aziendale con tutti i dipendenti per salutarsi e scambiare auguri ed eventualmente regali.

Le cene aziendali possono essere un’occasione molto preziosa per far conoscere un’organizzazione non profit e trovare nuovi sostenitori.

Le modalità di partecipazione possono essere differenti: da un punto informativo, a un momento di formazione o sensibilizzazione su un tema nel corso della serata, fino alla vendita di regali solidali.

Sempre più aziende sono alla ricerca di opportunità di responsabilità sociale d’impresa, pertanto saranno interessate, soprattutto a Natale, a collaborare con organizzazioni non profit. L’importante è trovare la modalità giusta per entrambe le realtà.

2. I mercatini di Natale

Altro grande classico del periodo natalizio. Spesso sono organizzati dalle amministrazioni comunali, altre volte da soggetti o imprese private. In ogni caso, i mercatini possono essere momenti fondamentali per la raccolta fondi di un ente del terzo settore.

La partecipazione ai mercati natalizi può essere gestita secondo diverse modalità. Di seguito le principali:

Banchetto informativo
L’organizzazione presenzia all’evento con un banchetto al solo scopo di informare sulle proprie attività e le cause che porta avanti.  In questo caso, è necessario avere del materiale informativo come brochure o volantini, sui quali ti consigliamo di stampare un QR Code che rimandi al tuo sito web o alla tua pagina su Wishraiser.

Se ne hai la possibilità, chiedi loro un indirizzo e-mail in modo da poterli ricontattare e sfruttare l’email marketing per la tua raccolta fondi.

Banchetto di vendita
Se ne hai la possibilità, proponi dei regali solidali, sono un classico di Natale. Normalmente per questo tipo di attività ci si muove con largo anticipo, si parla di almeno luglio per prendere accordi con le aziende che dovranno fornire i prodotti (panettoni, pandori, agende, tazze…).

Se non vi siete mossi in tempo, avete ancora una possibilità per la vendita di prodotti: le Wishraiser Gift Card.

Collaborazione con banchetti già presenti
Se non hai tempo e risorse per organizzare un banchetto interamente dedicato alla tua organizzazione non profit, un’altra modalità di partecipazione può essere quella di collaborare con banchetti già presenti.

Puoi semplicemente lasciare dei materiali informativi, trovare un accordo che preveda una percentuale del ricavato del banchetto in donazioni, oppure proporti di realizzare pacchetti regalo per i clienti in cambio di una donazione libera.

Attività ludiche
L’idea di organizzare un punto dedicato ai bambini con attività ludiche può essere davvero vincente. Spesso in queste occasioni i bambini si annoiano e i genitori saranno ben felici di farli giocare mentre loro terminano le compere.

Anche qui, a voi la scelta se chiedere una donazione libera in cambio o lasciare semplicemente del materiale informativo.

3. Saggi di danza o spettacoli teatrali

A fine anno molte scuole di danza, teatro o musica tengono saggi o spettacoli.

Per la tua organizzazione non profit queste occasioni sono importanti per farsi conoscere e trovare nuovi potenziali donatori.

Le modalità di collaborazione possono essere diverse, l’importante è trovare quella che risulta vantaggiosa per entrambe le realtà.

4. Concerti ed eventi sportivi

Anche nel periodo natalizio, i tour musicali e i campionati sportivi non si fermano, pertanto possono essere delle ottime occasioni per far conoscere i progetti e la mission della tua organizzazione. Oltre che momenti per trovare nuovi donatori.

Comunicare il tuo evento di raccolta fondi di Natale

Dopo aver pensato alla tipologia di evento e aver avviato l’organizzazione dello stesso, è tempo di pensare alla comunicazione.

Il primo consiglio che ti diamo è quello di creare una pagina sul tuo sito web dove dare tutte le informazioni in modo esaustivo ed esauriente.

Parla dell’obiettivo della tua campagna, del perché è importante finanziare quel progetto e dell’impatto che le donazioni possono avere per migliorare quella situazione. Dedica poi spazio all’evento di raccolta fondi, spiega bene dove e quando si terrà e come si può partecipare.

Non dimenticare, poi, di inserire una call to action (chiamata all’azione) per spingere gli utenti a donare subito. Se la tua organizzazione è iscritta a Wishraiser, puoi sfruttare la tua pagina dedicata per comunicare la tua campagna di raccolta fondi e il tuo evento a supporto di questa.

Dopo aver creato la pagina, puoi iniziare a fare promozione sui tuoi canali social.

La comunicazione sui social dovrà essere costante ma non martellante, dovrai creare interesse verso il tuo evento, dedicandogli dei post specifici.

Rispetto ai social, è importante utilizzare tutti i formati che questi mettono a disposizione: quindi post, video, storie, immagini, link e gif.

L’ultimo strumento per la promozione del tuo evento di raccolta fondi  preso in esame qui è l’email. Manda una mail di invito ai tuoi contatti, spiega loro l’importanza del progetto che intendi finanziare e come, partecipando all’evento, possono fare la differenza.

Nella comunicazione via mail, è fondamentale non limitarsi a un singolo invio. Il flusso di invii ideale può essere quello che segue:

• • • Primo invio a due settimane dall’evento;
    • Secondo invio a una settimana dall’evento;
    • Terzo invio il giorno prima;
    • Quarto invio a evento concluso, per ringraziare;
    • (Eventuale) Quinto invio al raggiungimento dell’obiettivo prefissato prima dell’evento.

Le mail inviate dopo l’evento sono determinanti: faranno capire ai tuoi contatti che per te non sono semplici donatori, ma persone attive e partecipi di un progetto che avete realizzato insieme.

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